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場館組織架構(gòu)的設(shè)計-由線到面 良性定制

2017年06月15日 15:02    來源: 中國經(jīng)濟網(wǎng)    

  萬丈高樓平地起,管理團隊進駐會展場館后首先需要考慮的就是場館的組織架構(gòu)。作為企業(yè)重要的骨骼系統(tǒng),組織架構(gòu)是場館內(nèi)部控制的重要環(huán)境因素,是場館運營工作歸口管理以及各管理職務(wù)間相互關(guān)系的具體體現(xiàn),對將來場館的穩(wěn)定運營以及戰(zhàn)略目標的實 現(xiàn)起著十分重要的基礎(chǔ)作用。

  組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計受企業(yè)戰(zhàn)略、內(nèi)外部發(fā)展環(huán)境、經(jīng)營業(yè)態(tài)、人員素質(zhì)、場館生命周期等諸多因素的影響,主要從縱向和橫向“兩條線”綜合考量。

  縱向組織結(jié)構(gòu)

  縱向組織結(jié)構(gòu)設(shè)計的主要任務(wù)是確定場館的管理層次和管理幅度。早期的會展場館多以單一的展覽業(yè)務(wù)為主,組織架構(gòu)相對簡單,由總經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)各職能部門。

  所以,總經(jīng)理甄選中、高層管理人員時要嚴格把關(guān),這也將關(guān)乎企業(yè)組織架構(gòu)的設(shè)計。中高層管理者的素質(zhì)高,就可以適當?shù)販p少管理層次,擴大管理幅度,從而加快信息傳遞的速度,提高場館運轉(zhuǎn)的效率。

  場館進入穩(wěn)定運營期后,各職能部門的經(jīng)理已具備實力和擔當,其組織結(jié)構(gòu)就可以向扁平化方向調(diào)整,精簡管理團隊人員數(shù)量,下放副總經(jīng)理職權(quán),在保證場館正常運營的前提下減少企業(yè)的管理費用。

  橫向組織結(jié)構(gòu)

  橫向組織結(jié)構(gòu)的設(shè)計要將場館的各項業(yè)務(wù)活動按照一定的準則進行劃分并整合到相應(yīng)部門,然后給各部門配置相應(yīng)的職權(quán)。在進行橫向組織設(shè)計時,要考慮企業(yè)實際需求,不可盲目照搬。尤其要處理好兩種關(guān)系:

  01.銷售部和協(xié)調(diào)部的關(guān)系

  一線城市的會展場館展會數(shù)量多、規(guī)模大,銷售部和會展協(xié)調(diào)部通常設(shè)置為兩個平行部門,前者負責展會項目的咨詢、報價、確認、合同簽署等工作,合同簽署后的需求落實、服務(wù)跟進、協(xié)調(diào)溝通等具體工作則交由后者。分而設(shè)置可以保證兩個部門各司其職,銷售部專注市場拓展工作,協(xié)調(diào)部專注提升客戶服務(wù)體驗,進而提高效率和產(chǎn)出。

  02.主場搭建和現(xiàn)場服務(wù)的關(guān)系

  二者雖然職能相似,但立腳點和出發(fā)點卻不盡相同。在搭建過程中,尤其針對特裝展位,主場搭建商為追求展出效果往往會忽視其中的安全隱患,現(xiàn)場服務(wù)部的監(jiān)督就可以起到規(guī)避風險、減少損失的作用。除此之外,場館水電氣接駁、展品運輸、兩臨近展會撤展與進場時間是否沖突等事項也都需要現(xiàn)場服務(wù)部來監(jiān)督、協(xié)調(diào);但對于會議為主業(yè)或業(yè)務(wù)量不成規(guī)模的會展場館則可以交由第三方服務(wù)商來解決。職能部門的設(shè)置沒有唯一標準,管理團隊需“量體裁衣”良性定制。

  此外,完備的組織架構(gòu)在推行過程中還要注重將“線的組織”糅合為“面的組織”。通過加強橫向部門之間的協(xié)調(diào)和鏈結(jié),使得“縱線×橫錢=面“,以更好的發(fā)揮企業(yè)的凝聚力和向心力,高效執(zhí)行共同的發(fā)展目標。中高層管理人員在這個過程中肩負起橋梁和紐帶的重任,接下來場館的運營工作才會有事半功倍的效果。

(責任編輯: 楊萬熙 )

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